Ejemplo de personalización de permisos a una carpeta en SharePoint que pertenece a un equipo en Teams
Uno de los temas más recurrentes, es como brindar permisos personalizados en SharePoint.
El siguiente ejemplo, muestro como compartir una carpeta con un usuario específico de la organización, que es miembro de un equipo en Teams donde soy propietario, sin que otras personas que pertenecen al mismo equipo en Teams o Grupo en SharePoint puedan visualizarlo.
Para esto necesito ser propietario del sitio de SharePoint o del equipo en Teams. Para aquellos que trabajan con SharePoint, los niveles de permisos funcionan mejor en Sitios de Grupos que en Sitios de Comunicación. Microsoft Teams crea Sitios de Grupo en SharePoint al crear cada equipo.
Veamos este ejemplo.
Mi equipo en Teams se llama Organización, tengo varios canales y algunos miembros entre ellos la cuenta de Andrea, es con la que haremos pruebas.Comprobaré donde esta guardada la información del canal General, para ello selecciono el nombre este canal, la pestaña de Archivos, doy clic en “…” y selecciono “Abrir en SharePoint”Todos los canales del tipo estándar en Teams, me crean una carpeta, aquí vemos la “Biblioteca de documentos” creada en automático que se llama Documentos y el desglose del contenido de la carpeta General que corresponde al canal de General de Teams (Dato curioso: el canal de General no puede borrarse).
Damos un clic en el menú izquierdo que dice Documentos, ahí aparecen las carpetas que corresponden a cada canal del equipo de Teams que estamos usando.
En un navegador diferente ingreso al mismo sitio con la cuenta de Andrea.
Biblioteca de Documentos de la cuenta de Andrea (el banner está en azul para saber cuando cambie de cuenta)
Comencemos con los permisos personalizados, regreso a mi cuenta de Samantha que tiene permisos como propietario.
Damos clic en el engrane, seleccionamos “Configuración de Biblioteca”.Damos clic en “Permisos para esta biblioteca de documentos”Importante: Vamos a ocupar la opción “Dejar de heredar permisos”, en este momento lo estamos haciendo a nivel de Biblioteca, pero puede aplicarse también para una carpeta específica, para saber más de Permisos de SharePoint, visita la página: https://docs.microsoft.com/es-es/sharepoint/customize-sharepoint-site-permissions
Entonces damos clic en “Dejar de heredar permisos”, aparece un mensaje de advertencia, damos clic en Aceptar, todo nivel personalizado de permisos requiere quitar la herencia, si no estas familiarizado, intenta con un sitio de prueba en SharePoint antes de ocuparlo en un sitio real.
Damos clic en el menú izquierdo en Documentos, damos clic en la carpeta de Contabilidad que corresponde al canal que tengo en Teams, aquí es donde haremos las pruebas, hice una carpeta aquí llamada “Febrero 2021”.Valido en la cuenta de Andrea que tenga acceso y aparece sin problema la carpeta.Valido en mi cuenta de Teams y aparece también la carpeta en la pestaña de “Archivos” del canal “Contabilidad”.Regresando a mi sitio de SharePoint, doy clic en donde están los 3 puntos verticales, que aparece a un lado del nombre de la carpeta de “Febrero 2021”, selecciono la opción “Administrar acceso” como NO QUIERO que NINGÚN MIEMBRO del equipo en Teams vea la carpeta, voy a donde dice “Organización Members” doy clic en el ícono del lápiz y selecciono “Dejar de compartir” (para familiarizarte con temas de niveles de permisos y grupos puedes consultar esta página: https://docs.microsoft.com/es-es/sharepoint/understanding-permission-levels#permission-levels-and-sharepoint-groups) Regreso al navegador con la cuenta de Andrea, actualizo o doy clic en F5 y ya no aparece la carpeta, esto es porque Andrea pertenece al grupo “Organización Members” que eliminé permisos, el grupo de “Members” es uno de los que se crea en automático al crear cualquier equipo en Microsoft Teams o Grupo en SharePoint.Valido que tampoco tengo acceso desde la aplicación de Teams de la cuenta de AndreaQuiero que Andrea tenga acceso a esta carpeta, pero los demás NO. Regreso a SharePoint con mi cuenta de Samantha donde está la carpeta creada de “Febrero 2021” doy clic en los 3 puntos a un lado del nombre de la carpeta, selecciono “Administrar acceso” y doy clic en “Opciones Avanzadas”Doy clic en “Conceder permisos”Indico la cuenta que requiere permisos, selecciono “Compartir todo el contenido”, quito la selección de “Enviar una invitación”, no quiero mandarle notificación de este cambio, le doy permisos de Editar y doy clic en “Compartir”Verificó en la aplicación de Teams de Andrea y aparece nuevamente la carpeta de “Febrero 2021”, pero solo podrá verla ella, los demás miembros del equipo no saben de su existencia.
De esta forma he personalizado una carpeta de información con un usuario que pertenece a mi equipo.
Hola Samantha. Aunque he trabajado por mucho tiempo en Sharepoint, con tu publicación comprendí de mejor manera esta estructura de “permisos”. Te lo agradezco!
Comentarios
Hola Samantha. Aunque he trabajado por mucho tiempo en Sharepoint, con tu publicación comprendí de mejor manera esta estructura de “permisos”. Te lo agradezco!
Hola Jaime, muchas gracias por tus comentarios, que bueno que te sirvió el artículo 🙂
Saludos!